Требования к электронным документам

  1. Настоящие требования распространяются на обмен юридически значимыми и иными сообщениями в электронной форме (далее – юридически значимые сообщения, электронный документ) между лицами, выразившими согласие на их применение путем заключения соглашения (договора) или путем обмена письмами. Настоящие требования не распространяются на обмен первичными учетными документами.
  2. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе.
  3. Не допускается направление электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, а также информацию конфиденциального характера (в том числе коммерческую и иную охраняемую законом тайну, информацию для служебного пользования, персональные данные, за исключением фамилии, имени, отчества).
  4. Файл электронного документа должен быть в формате PDF с возможностью копирования текста. Если документ имеет приложение, файлы прилагаемых документов представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. При этом файлы прилагаемых документов могут быть представлены в следующих форматах:
    1) PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT - для документов с текстовым содержанием;
    2) PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF - для документов с графическим содержанием.
  5. Каждый документ должен быть представлен в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и содержать реквизиты документа (например: В32-II-2-19-8578 от 03.02.2022).
  6. Если документ имеет приложение, он должен содержать отметку о наличии приложений с нумерацией, которая должна быть отражена в наименовании файлов приложений (например: Приложение 1. Перечень согласованных мероприятий по договору от 03.02.2022 № 123).
  7. Если количество файлов прилагаемых документов 3 и более, допускается их направление в архиве формата ZIP.
  8. Файлы и данные, содержащиеся в них, должны быть доступными для работы, не должны быть защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивные и мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования.
  9. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Не допускается обмен электронными документами, подписанными простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью.
    Электронные подписи, которыми подписаны юридически значимые сообщения и прилагаемые к ним документы, должны соответствовать требованиям усиленной квалифицированной электронной подписи, при их создании должен использоваться формат PKCS#7 (Public-Key Cryptography Standard#7, общее описание стандарта PKCS#7, опубликованного в качестве RFC (Request for Comments) с номером 2315, доступно по адресу http://tools.ietf.org/html/rfc2315) без включения подписываемых данных.
    Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись).
    При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле.
    Не допускается обмен электронными документами, подписанными присоединенными электронными подписями.
  10. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее. Не допускается обмен электронными документами, подписанными электронной подписью лица, которое не указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.